⑩定期的な面談の実施、行政機関への通報

特定技能基準省令（１号特定技能外国人支援計画の内容等）第３条第１項第１号

第３条　法第２条の５第６項の１号特定技能外国人支援計画には、次の掲げる事項を記載しなければならない。

一　次に掲げる事項を含む職業生活上、日常生活上又は社会生活上の支援の内容

ヌ　支援責任者又は支援担当者が当該外国人及びその監督をする立場にある者と定期的な面談を実施し、労働基準法その他の労働に関する法令の規定に違反していることその他の問題の発生を知ったときは、その旨を労働基準監督署その他の関係行政機関に通報すること。

＜義務的支援＞

• 特定技能所属機関等は、1号特定技能外国人の労働状況や生活状況を確認するため、当該外国人およびその監督的立場にある者（直接の上司や雇用先の代表者等）それぞれと、3か月に1回以上の頻度で定期的に面談を実施する必要があります。
• 面談対象者（１号特定技能外国人及びその監督をする立場にある者）が同意している場合は、オンライン会議システムやテレビ電話（面談担当者と面談対象者が互いに表情等を確認しながら会話が可能なシステム）等を活用した面談（以下「オンライン面談」といいます。）を実施することも可能です。
• オンライン面談の実施のための特定技能外国人の同意については、１号特定技能外国人支援計画書（参考様式第１－１７号）の「Ⅳ支援内容 ９定期的な面談の実施・行政機関への通報」欄の記載及び末尾の署名欄により確認を行ってください（特定技能外国人の監督をする立場にある者については、任意の様式で同意の確認をして差し支えありません。）。
• 既に実施中の１号特定技能外国人支援計画に基づく定期的な面談について、オンライン面談を実施する旨の支援計画変更に係る届出は不要ですが、面談対象者の同意を確認した書面については、帳簿書類として保存する必要があります。
• オンライン面談の実施には、次の①から③の内容に留意してください。

①面談対象者の同意がない場合や（過去に同意をしていても）面談対象者が対面による面談を希望した場合には、対面による面談を実施する必要があります。

②オンライン面談の様子を録画して一定期間（特定技能雇用契約の終了の日から１年以上）保管し、地方出入国在留管理局から録画記録の閲覧の求めがあれば、これに応じる必要があります。

③オンライン面談の結果、１号特定技能外国人の業務内容、待遇及び保護に関する事項において問題がある ことが疑われる場合や第三者による面談への介入が疑われる場合には、改めて対面による面談を行う必要があります。

• 定期的な面談の実施については、支援責任者または支援担当者が行う必要があり、特定技能所属機関が登録支援機関に1号特定技能外国人支援計画の全部を委託する場合を除き、第三者への委託は認められません。
• 面談の際には、「生活オリエンテーション」で提供した、本邦での生活に関する一般的な事項、防災・防犯に関する事項、急病等の緊急時対応に関する事項などを、必要に応じて改めて提供することが求められます。
• 1号特定技能外国人との面談は、当該外国人が十分に理解できる言語で実施する必要があります。
• 支援責任者または支援担当者は、面談の際に以下の事項を確認し、必要に応じて関係機関に通報する義務があります。

1. 労働基準法（長時間労働、賃金不払い残業など）その他の労働法令（最低賃金法、労働安全衛生法など）に違反している事実を知った場合 → 労働基準監督署等の関係行政機関に通報。
2. 資格外活動等の入管法違反や旅券・在留カードの取り上げ等の問題が発生している事実を知った場合 → 地方出入国在留管理局に通報。

• 「監督的立場にある者」とは、特定技能外国人と同一の部署に所属し、指揮命令権を有する者を指します。
• 派遣形態による受入れの場合には、派遣先の監督的立場にある者との面談を行う必要があります。
• 「定期的な面談」とは、3か月に1回以上の頻度で実施するものを指します。
• 面談を効果的に行うため、事前にアンケート等で質問項目を確認することは差し支えありません。
• 定期的な面談を実施した場合、「1号特定技能外国人用」および「監督者用」の定期面談報告書（参考様式第5-5号及び第5-6号）を作成し、支援実施状況に係る届出書を提出する際に添付する必要があるほか、面談の結果、問題の認められた報告書については、１号特定技能外国人支援計画の実施困難 に係る届出書 又は１号特定技能外国人支援計画の実施における特異事案報告書提出する際にこれらの写しを添付する必要があります。）。
• オンライン面談の実施に当たっては、次の①から③を踏まえて実施することが望まれます。

​① 円滑な支援の実施のためには、面談対象者との信頼関係を構築する必要があることから、受入れ後初めての面談及び面談担当者変更後の初めての面談については、対面による面談を実施することが望まれます。

② オンライン面談を活用する場合であっても、１年に１回以上は対面による面談を実施することが望まれます。

③ オンライン面談を実施する場合、周囲に面談対象者以外の者がおらず、面談対象者が第三者の影響を受けずに発言していることを確認し、その際には、以下の点に注意する。

・ 開始前に面談対象者に部屋全体を映してもらい、周囲に人がいないことを確認する。

・ 開始前に面談対象者がイヤホン等を装着していないこと、別のモニターやマイクがないことを確認する。

・ 面談対象者には、正面（カメラ）を向いて話すよう依頼する。

・ 不審な点があった場合には、面談実施後に面談対象者に個別に連絡を取り、当時の状況を確認する。

また、面談時に毎回同じ質問を繰り返すのではなく、質問の順番を変える、質問の仕方を変えるなどして面談対象者の様子を確認するなどの方法も適正に面談を実施する方法として効果的です。

＜任意的支援＞

• 1号特定技能外国人が自ら関係行政機関へ通報しやすくするため、窓口情報を一覧にまとめ、事前に手渡しておくことが望まれます。